Las empresas recurren a la red sobre todo en busca de
información, y muy pocas compran bienes o servicios por su
intermedio. Sin embargo, la Internet ha venido demostrando una
buena rentabilidad en materia de gestión de adquisiciones y
suministros, lo que ha sido corroborado por diversas fuentes, como
los principales periódicos económicos, las revistas especializadas
en compras y suministros, y los informes de organizaciones
internacionales.
Los sitios que se ocupan de compras están en pleno auge, y
también los que siguen la evolución de los precios de las materias
primas o publican solicitudes de compra. A medida que se
perfeccionan las telecomunicaciones y que el público se acostumbra
a emplear la red, las empresas comienzan a manejar recursos que van
del simple e-mail hasta sistemas complejos de intercambio
electrónico de datos vía Internet para controlar compras, gestionar
existencias, racionalizar pedidos y pagos, y mejorar sus relaciones
con los proveedores.
Seis motivos para usar la Internet
• Reducir el costo de las compras. En la red se puede verificar
el costo de los materiales y la mano de obra, para negociar mejores
precios con los proveedores. Si entre sus insumos físicos figura un
alto porcentaje de productos básicos, la empresa puede seguir los
precios y las tendencias del mercado consultando bases de datos
en-línea de acceso público, y usar esta información para negociar
con los proveedores. Por ejemplo, en fuentes como Reuters Commodities se
encuentran los datos más recientes y la evolución de los precios de
futuros y opciones sobre productos básicos, indispensables para
efectuar operaciones de cobertura.
La Internet también puede ayudar a analizar los costos de mano
de obra relativos al producto que se compra. El sitio web del Ministerio de Trabajo de los
Estados Unidos se puede consultar la comparación internacional
(edición de 1997) entre la productividad manufacturera y las
tendencias del costo unitario de la mano de obra.
La Internet puede servir como base de comparación de precios, en
particular para negociar las alzas. A tal efecto, conviene
conectarse con servidores especializados en el mercado del
proveedor, y buscar alli los datos comerciales pertinentes. A los
proveedores conectados con estos sitios se les pueden pedir
cotizaciones de productos o servicios, según las especificaciones
del comprador. Por ejemplo, en los países en desarrollo, los
compradores de artículos de oficina pueden visitar sitios como Buyerszone para cotejar los
precios nacionales con los del mercado internacional, habitualmente
más competitivos, y tal vez negociar rebajas con los proveedores
locales.
A veces, se puede tomar contacto directamente con los
fabricantes y ahorrar el costo que implica tratar con
intermediarios. Una cooperativa agrícola de Kenya que deseaba
evitar a los distribuidores para mantener precios moderados se
comunicó directamente por e-mail con Earth Marketplace,
organización especializada en la venta directa en los Estados
Unidos.
• Reducir los gastos de explotación. El uso combinado de la
Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos que
incluyen funciones de compra permite disminuir los gastos relativos
al tratamiento de los pedidos y la facturación, así como los gastos
telefónicos correspondientes a la transmisión de datos por
telefax.
• Mejorar el diálogo con los proveedores. Hay que reforzar
vínculos con los interlocutores comerciales, por ejemplo,
manteniendo correspondencia por e-mail, invitándolos a participar
en el diseño del sitio, intercambiando ideas sobre cómo mejorar los
productos y alentándoles a usar el correo electrónico para dar
cuenta de la situación del mercado proveedor. Toda mejora de las
corrientes de información y comunicación aumentará la rapidez de
reacción de la empresa y acortará sus plazos de operación.
• Optimizar el control de las existencias. Una de las mayores
ventajas que los usuarios pueden obtener de los nexos electrónicos
con sus proveedores es la gestión óptima de las existencias. La
celeridad de las comunicaciones reduce los riesgos de
abastecimiento insuficiente y acorta los plazos de entrega, lo que
permite adaptar rápidamente las existencias a las fluctuaciones de
la demanda.
• Concurrir oportunamente a las convocatorias de licitación. Las
autoridades están sirviéndose cada vez más de la Internet, tanto
para difundir convocatorias como para recibir las propuestas de los
licitadores. Asimismo, las organizaciones internacionales están
efectuando compras por medio de la red. Por ejemplo, en el sitio UN Development Business
Online las Naciones Unidas publican las convocatorias de
diversos organismos, y en particular de los bancos multilaterales
de desarrollo, como el Banco Mundial. En los próximos cinco años,
estos harán compras por valor de US$ 190.000 millones en todo el
mundo.
• Disminución de los errores. Otras ventajas de la Internet son
la reducción del número de errores que se cometen al reescribir
cifras y la mayor rapidez de los procesos de pago que se logra con
la facturación telemática.
Y bien, ¿por dónde se comienza?
Al novato en la Internet le suelen preocupar dos cosas: dónde
comenzar y dónde encontrar los recursos que necesita.
Cómo orientarse en la Internet
Como es probable que usted no sea un profesional de las técnicas
de información, corre el riesgo de pasar muchas horas deambulando
por la red sin encontrar lo que busca.
Para empezar, le conviene conocer algunas «pistas» en línea que
le sacarán de apuros. Por ejemplo, hay sitios que le enseñan cómo
utilizar los mejores buscadores de la red y le dan consejos sobre
otras prestaciones (visualizadores, multimedios, sonido y vídeo).
Vaya, por ejemplo, a Helpweb,
a Internet101 o a Getrade.
Luego, debe preparar una lista de los sitios web que más le
interesan, usando la función de menú «Marcapáginas» o «Favoritos».
Así, dispondrá de «atajos» para llegar a los sitios que visita
regularmente. Busque en el sitio del CCI los países y mercados que le
interesen (sección «Infobases»); dentro de poco, también habrá allí
una colección de marcapáginas sobre sitios relativos a las compras
internacionales. Pida a sus colegas, proveedores u otros
compradores de productos similares que le recomienden los sitios
web que visitan habitualmente.
¿Falta de recursos?
Quienes piensen que no disponen del tiempo o los fondos
necesarios para entrar en la Internet y aprovechar sus funciones de
compraventa electrónica, deberían tener en cuenta que la
disminución de la factura de las telecomunicaciones compensará
rápidamente su inversión inicial. Por ejemplo, Regent and
Forwarding, pequeña empresa de transporte de la República Unida de
Tanzanía, gasta hoy US$ 0.10 por mensaje e-mail y US$ 1 por fax
enviado vía Internet, en vez de los US$ 20 que hace un tiempo
pagaba por cada fax con pedidos a los Estados Unidos o Europa.
As¿i, su factura mensual de telecomunicaciones ha pasado de US$ 500
a sólo US$ 45. El e-mail permite comunicar a los proveedores
prácticamente toda clase de contenidos por el precio de una llamada
local.
La Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos
están perfeccionando continuamente el acceso a la información y
simplificando los mecanismos de pedido y pago. Aun cuando no
sustituyen actividades muy importantes, como la evaluación de los
proveedores, o las visitas y reuniones, conllevan mejoras
sustanciales en las relaciones cotidianas con éstos y contribuyen a
aumentar la rentabilidad y reducir los costos de las operaciones de
compra.
Catherine Taupiac,
Oficial Adjunto, se ocupa de investigaciones sobre gestión de
compras y suministros internacionales, en particular en relación
con la Internet.