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  • GÉRER LES ACHATS PAR INTERNET

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    Gérer les achats par Internet

     

     
     
    © Centre du commerce international, Forum du commerce international - No. 1/1999

    La plupart des organisations n'utilisent pas encore Internet pour acheter des biens ou des services. Les observateurs du CCI, à l'affût des tendances dans la gestion des achats et de l'approvisionnement dans le monde, prévoient toutefois un changement. Les compagnies et les organismes gouvernementaux des pays en développement et des économies en transition devraient songer à s'équiper d'Internet pour gagner du temps et de l'argent lors d'acquisitions, et pour établir de meilleurs rapports avec leurs fournisseurs.

    L'usage commercial du réseau informatique mondial concerne surtout la collecte d'informations, et relativement peu de sociétés acquièrent des produits ou des services par Internet. Pourtant, d'après des sources aussi diverses que les journaux financiers les mieux renseignés, les magazines spécialisés ainsi que des rapports émanant des organisations internationales, Internet montre déjà son efficacité au niveau des coûts dans la gestion des achats et de l'approvisionnement.

    Les sites consacrés à l'approvisionnement se multiplient, comme ceux qui permettent aux sociétés commerciales de suivre le cours des prix des matières premières et ceux qui proposent des demandes d'achats en ligne. Au fur et à mesure que l'infra-

    structure des télécommunications s'améliore et que tout le monde se familiarise avec l'emploi d'Internet, les organisations commencent à se servir de toutes sortes d'outils (qui vont du simple courrier électronique jusqu'aux plus complexes systèmes d'échange de données informatisé (EDI) pour suivre les acquisitions, gérer le niveau des stocks, rationaliser les commandes et effectuer les paiements; elles améliorent ainsi leurs rapports avec les fournisseurs.

    Six bonnes raisons d'utiliser Internet

    • Réduire les coûts d'acquisition. Vous pouvez négocier de meilleurs prix pour les produits que vous achetez en utilisant Internet pour surveiller les coûts des matières et de la main-d'œuvre de vos fournisseurs. Si les intrants du produit que vous cherchez se composent d'un pourcentage élevé de matières premières, vous pouvez suivre les prix du marché et les tendances sur des bases de données publiques en ligne et vous servir de ces informations lors de la négociation avec les fournisseurs. Des sources comme Reuters Commodities  vous offrent des données actualisées et historiques sur les matières premières à terme et les prix des options, ce qui vous aidera probablement à vous couvrir contre les risques de hausse des prix.

    Internet peut également vous aider à analyser les coûts de la main-d'œuvre engagés dans le produit que vous achetez. Arrêtez-vous par exemple sur le site Web du Ministère du travail des États-Unis : vous y obtiendrez des comparaisons internationales de la productivité manufacturière et les tendances pour 1997 du coût du travail à 'unité.

    Même sans analyser en détail les coûts des matières ou de la main-d'œuvre composant vos approvisionnements, vous pouvez utiliser Internet pour comparer les prix actuels ou comme référence pour négocier des hausses de prix anticipées. Essayez d'obtenir un accès à un serveur spécialisé dans le marché où vous agissez. Souvent, il est possible de réunir des informations commerciales sur le marché où vous vous approvisionnez; il vous faut également demander aux fournisseurs connectés sur ce site de vous proposer un prix suivant vos spécifications. Par exemple, les acheteurs de fournitures de bureau des pays en développement devraient se servir d'Internet, en particulier de sites comme Buyerzone pour déterminer quels équipements locaux sont surestimés si on les compare avec les produits qui se trouvent sur le marché international, très concurrentiel au niveau des prix, ce qui les autorise à négocier des rabais avec les producteurs locaux.

    Grâce à Internet, vous avez parfois accès aux fabricants, et vous vous épargnez ainsi les frais occasionnés par les intermédiaires. C'est en effet l'expérience qu'a vécue une coopérative agricole du Kenya qui s'est arrangée pour contourner les distributeurs pour obtenir des prix plus avantageux en établissant un rapport direct, par messagerie électronique, avec Earth Marketplace, une société sise aux États-Unis dont l'activité principale représente la vente directe aux consommateurs d'Amérique du Nord.

    • Diminuer les frais d'opération. Lorsqu'on l'associe avec les systèmes d'échange de données informatisé, Internet permet de réduire les charges liées aux processus de commande et de facturation. Les frais baissent aussi du fait qu'on peut diminuer le nombre de lignes téléphoniques destinées aux télécopieurs nécessaires à l'acheminement des données.

    • Améliorer la gestion des fournisseurs. Cherchez à renforcer vos rapports avec les fournisseurs reliés avec vous par ordinateur. De cette façon, vous pouvez communiquer entre vous par courrier électronique, les impliquer dès le départ dans votre processus de conception, échanger des idées sur le perfectionnement des produits et les encourager à vous envoyer régulièrement des informations sur le marché où vous vous approvisionnez. Plus vous améliorez le flux des informations et de la communication, tant avec vos clients qu'avec vos fournisseurs, plus vite vous pouvez réagir et diminuer le délai des opérations.

    • Contrôler le niveau des stocks. Grâce aux liaisons électroniques, les entreprises peuvent réaliser de substantielles économies dans la gestion des stocks: c'est certainement l'aspect le plus positif d'Internet. En effet, une meilleure communication entraînera une diminution des risques d'approvisionnement ainsi que la réduction des délais de livraison, permettant ainsi l'adaptation rapide du niveau des stocks en fonction de la demande.

    • Exploiter les avis d'appels d'offres des organismes gouvernementaux et des organisations internationales. Les entreprises réagissent à l'usage croissant d'Internet par les organismes gouvernementaux pour diffuser les offres d'achats publics et recevoir les devis proposés par les fournisseurs intéressés. Les organisations internationales également se servent d'Internet pour leurs achats. Les Nations Unies, par exemple, ont lancé dernièrement UN Development Business Online , site proposant des offres d'achats émanant des banques de développement multilatéral telles que la Banque mondiale, ou d'autres agences internationales. Ces cinq prochaines années, les grandes banques de développement paieront plus de US$ 190 milliards à des sociétés dans le monde entier.

    • Éviter les problèmes. Parmi les avantages des outils proposés sur Internet, nous pouvons signaler notamment l'élimination des erreurs dues au fait de saisir à nouveau les données, ainsi que l'accélération des paiements grâce à la facturation électronique.

    Par où commencer

    Si vous êtes un nouvel usager d'Internet et que vous désirez vous en servir pour améliorer la gestion de l'approvisionnement dans votre entreprise, peut-être avez-vous deux préoccupations: par où commencer? et comment trouver les fonds nécessaires?

    Où chercher

    Vous n'êtes probablement pas un spécialiste des techniques de l'information, de manière que, chaque fois que vous faites une recherche sur Internet, vous passez des heures à errer sur des sites Web étrangers à vos interrogations originales.

    La première démarche consiste à vous référer aux conseils pour débutants en ligne, accessibles sur Internet. Les bons points de départ sont les sites qui vous montrent comment vous servir des meilleurs moteurs de recherche accessibles sur Internet et vous donnent d'autres renseignements sur des services (logiciels de navigation, multimédia, son et vidéo) qu'il est courant d'utiliser sur le Web. Essayez par exemple Helpweb, Internet101, ou encore Getrade .

    La seconde étape consiste à établir une sélection de vos sites préférés en les insérant dans les «favoris» ou «signets», de façon à classer vos adresses et pouvoir les retrouver facilement si vous consultez ces sites régulièrement. Le site du CCI  contient des informations ordonnées par pays et par marchés (section «Infobases»); au cours de cette année, ce site s'enrichira d'un choix de signets sur l'approvisionnement international. N'oubliez pas de demander autour de vous, à vos collègues, fournisseurs ou clients qui travaillent avec les mêmes produits, de vous recommander les sites qu'ils visitent souvent.

    Si vous n'avez pas de fonds

    Les sociétés, persuadées qu'elles n'ont pas de temps ni d'argent à consacrer à Internet pour leurs acquisitions, devraient évaluer le temps qu'il leur faudrait pour rembourser leurs frais grâce à l'économie de coûts de communication. Citons le cas d'une petite compagnie de transport tanzanienne, Regent and Forwarding, qui fonctionne aujourd'hui avec des messages électroniques coûtant US$ 0,10 chacun et l'accès à un télécopieur électronique de US$ 1 au lieu de US$ 20 de télécopies pour placer des commandes en Amérique du Nord et en Europe; au bout du compte, leur facture mensuelle de télécommunications est passée de US$ 500 à US$ 45. Le courrier électronique peut servir pour la plupart des communications avec les fournisseurs: on peut même envoyer des spécifications de fabrication, mener à bien des négociations, rédiger des contrats et, bien sûr, échanger toutes sortes d'informations pour le prix d'un appel téléphonique local.

    Internet et le système d'échange de données informatisé améliorent sans cesse l'accès à l'information et simplifient leurs méthodes de commande et de paiement. S'ils ne changent pas les activités régulières d'approvisionnement telles que les évaluations des fournisseurs, les visites et les rencontres, ils permettent dans une large mesure de développer et de gérer les rapports quotidiens avec les fournisseurs, ce qui peut entraîner une efficacité accrue et la réduction des coûts lors des opérations d'approvisionnement. Catherine Taupiac est Administratrice associée du CCI; elle dirige la recherche sur la gestion des achats et approvisionnements internationaux, ainsi que les tendances liées à Internet. Pour plus d'information, veuillez la contacter à l'adresse électronique: taupiac@intracen.org

    Les soumissions en ligne du secteur public

    Australie: Transigo

    Canada: MERX

    États-Unis: Services généraux de l'administration ou soumissions du Gouvernement

    Hong-Kong (région administrative spéciale de Chine): Government Supplies Department

    Inde: India Invest

    Nations Unies: UN Development Business

    Pologne: Office of Public Procurement

    Union européenne: Tenders Electronic Daily