Les Nations Unies et les agences internationales de
développement se sont engagées à identifier de nouvelles sources
d'approvisionnement, notamment en provenance des pays en
développement, pour autant que leurs produits répondent aux normes
de qualité et de prix exigées. Il existe des occasions à saisir
pour les entrepreneurs de ces pays compétents, déterminés et prêts
à investir afin d'accéder à ce marché.
On estime qu'il faut compter au moins 1% de la valeur des
contrats-marchés pour présenter une offre conforme. La préparation
de l'offre doit suivre une stratégie clairement définie et prendre
en considération toute information disponible sur les contraintes
du marché. Les compagnies soumissionnaires peuvent éviter un
certain nombre de pièges en suivant une approche méthodique et en
tenant compte des points qui suivent.
Cibler son marché
Toutes les agences n'ont pas recours aux biens et services que
vous proposez. Avant d'entamer des procédures d'approche,
assurez-vous que les produits que vous vendez correspondent aux
besoins des agences internationales de développement. Il vaut la
peine également de prendre le temps de déterminer les secteurs où
il existe peu de concurrence, qui représentent les plus grandes
possibilités de réussite.
Les renseignements sur les produits et services achetés par les
différentes agences des Nations Unies se trouvent dans le Guide
général des relations d'affaires à l'intention des fournisseurs
potentiels de biens et services, publié par le Bureau des
services d'achats interorganisations (BSAI); il est disponible en
anglais sur le site internet de ce bureau (http://www.iapso puis aller sur
«Supplying the UN» et sur «Publications»). Ce guide fournit les
renseignements indispensables sur les opérations d'achats et les
exigences de chaque agence des Nations Unies, y compris leurs
coordonnées.
Pour obtenir plus d'information sur les caractéristiques des
produits achetés, veuillez consulter le site internet de chacune de
ces agences. Certaines d'entre elles offrent sur leur site des
catalogues électroniques avec la description des produits standard
qu'elles achètent. Vous trouverez, par exemple, le catalogue des
articles achetés par l'UNICEF à l'adresse http://www.supply.unicef.dk/Catalogue/cataloguehome.htm
Vous pouvez également vous rendre dans les bureaux locaux des
agences où des catalogues imprimés sont souvent à disposition.
Vous trouverez aussi des renseignements à jour sur des projets
ou des programmes spécifiques de plusieurs organisations en
consultant Development Business, publication bimensuelle
et site internet (http://www.devbusiness.com).
Cette publication est distribuée moyennant un abonnement payant et
propose des renseignements sur les possibilités d'affaires offertes
dans le cadre des programmes et financés par la Banque mondiale et
diverses autres banques régionales, dont la Banque européenne pour
la reconstruction et le développement (BERD). Des avis d'appels
d'offres pour de gros marchés ou des contrats à long terme sont
également disponibles gratuitement sur le site internet du BSAI,
sous les rubriques «Supplying the UN» et «Procurement Notices».
Pour obtenir des renseignements sur les projets dans un pays
déterminé, vous pouvez consulter le Cadre de coopération de pays du
PNUD (http://www.undp.org).
Positionnez votre entreprise
Si vous ne l'avez pas déjà fait, préparez un dossier de
présentation de votre société et des produits que vous proposez. Ce
dossier comprend généralement un récapitulatif de votre expérience
commerciale et à l'exportation, des références de clients et une
brève description technique des produits que vous offrez.
Certaines situations d'urgence humanitaire comme les
catastrophes naturelles exigent parfois de ne pas avoir recours aux
procédures normales d'appel d'offres. Dans ce cas, ce sont souvent
les entreprises performantes connues et des acheteurs qui sont
invités à soumissionner. De plus, les commandes inférieures à US$
30 000 ne sont souvent pas soumises à adjudication et les contrats
peuvent être octroyés directement par les responsables de
l'approvisionnement.
Pour augmenter vos chances de succès, nous vous recommandons de
vous présenter en personne à l'acheteur ou aux experts techniques
qui gèrent vos produits au sein de la division des
approvisionnements d'une organisation. Vous pouvez aussi prendre
contact avec leurs représentants locaux (par exemple les
représentations locales du PNUD). Gardez un contact suivi,
informez-les de vos nouveaux produits et activités, demandez-leur
s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant vos
produits, et quels sont les appels d'offres à venir.
Comprendre les procédures
Il est important de connaître les procédures d'approvisionnement
et les directives et conditions commerciales en usage dans les
agences que vous contactez. Le Groupe de travail d'achats
interorganisations a élaboré un récapitulatif des principes
fondamentaux pour l'approvisionnement des agences au sein du
système des Nations Unies.
Ces principes, ainsi que les Conditions générales pour l'achat
de biens et pour le louage de services, sont disponibles dans le
Guide général des relations d'affaires à l'intention des
fournisseurs potentiels de biens et de services publié par le
BSAI. En général, les biens achetés par les agences des Nations
Unies sont exempts de taxes directes, impôts ou frais de douanes.
Des garanties d'exécution sont parfois requises et le paiement
final est souvent effectué 30 jours après réception de la
facture.
Il est rare que les organisations internationales fassent usage
des lettres de crédit, paient à l'avance ou acceptent de payer
directement les sous-traitants des titulaires des marchés.
S'inscrire sur la base de données des Nations
Unies
Dans la plupart des cas, les agences internationales
l'approvisionnent auprès de fournisseurs agréés et «admissibles».
C'est pourquoi il est essentiel de s'inscrire sur les fichiers des
différentes organisations et de se tenir informés des critères
requis et des implications d'une inscription. La Base de donnés des
fournisseurs communs des Nations Unies (BFCNU) constitue une des
fenêtres d'accès aux occasions d'affaires dans le cadre des projets
et programmes des Nations Unies. Plusieurs agences du système des
Nations Unies se servent de la BFCNU pour identifier des
fournisseurs de biens ou services et pour sélectionner les
fournisseurs candidats aux appels d'offres. Pour s'inscrire dans la
BFCNU, il faut:
• compléter un formulaire d'inscription (disponible en ligne à
l'adresse http://www.uncsd.org);
• accepter les Conditions générales des Nations Unies;
• fournir la preuve que les produits et/ou services sont
conformes aux normes de qualité en vigueur;
• faire preuve de sa solidité financière, et payer annuellement
des droits d'inscription se montant à US$ 100.
S'inscrire auprès des agences
L'inscription dans la BFCNU ne signifie pas qu'on soit
enregistré comme fournisseur auprès de chaque agence ou programme
spécifique des Nations Unies. Les fournisseurs doivent
impérativement approcher chaque agence avec laquelle ils songent à
entrer en affaires, et comprendre ses critères et spécification
techniques. Ainsi, le bureau du Haut Commissariat des Nations Unies
pour les réfugiées (HCR) n'accepte que les sociétés notifiant trois
ans d'expérience dans la fourniture des produits et/ou services
demandés, d'une expérience à l'exportation, de l'accomplissement
des formalités d'inscription et de l'acceptation des conditions
propres au HCR. D'autres facteurs peuvent également entrer en
considération au moment de l'inscription d'un fournisseur, comme
les garanties, le service après vente et le résultat de
l'inspection de ses installations.
Des formulaires d'inscription pour les fournisseurs sont parfois
disponibles sur le site internet de l'organisation (par exemple à
l'adresse http://www.un.org/Depts/ptd/regform.doc
pour la Division de l'approvisionnement des Nations Unies), et
peuvent être obtenus en s'adressant au département des
approvisionnements concerné.
Présenter les offres
Bien que les documents de soumission diffèrent selon les
procédures d'appel d'offres, les fournisseurs doivent toujours être
attentifs à de nombreux facteurs pour présenter une offre préalable
et conforme. Comme il existe de nombreux motifs de rejet de
soumission, vous devez être particulièrement attentifs aux points
suivants:
• Répondez toujours à une demande ou à un appel d'offres de la
part d'une agence. Si vous n'êtes pas intéressé ou que vous ne
pouvez pas soumissionner à ce moment-là, donnez-en tout de suite
l'explication.
• Lisez très attentivement le dossier d'appel d'offres.
• Tenez compte du temps, du coût ainsi que de la procédure
relative à la préparation et à la présentation d'une offre.
• Suivez scrupuleusement les prescriptions du dossier d'appel
d'offres et les dispositions réglementaires.
• Présentez des propositions de prix claires et complètes.
• Envoyez votre offre avant la date limite de dépôt, au bon
endroit et dûment adressée.
• Si nécessaire, fournissez des échantillons de
marchandises.
• Incluez les pièces justificatives.
• Apportez la preuve de votre capacité à fournir les biens ou
services requis.
Si vous avez des doutes, n'hésitez pas à demander par écrit des
éclaircissements.
Utilisez votre réseau national de promotion
commerciale
Il peut être utile d'obtenir des conseils pour les présentations
d'offres auprès des organismes de promotion du commerce, des
institutions nationales et des représentants commerciaux, de la
mission de votre pays auprès des Nations Unies, de vos consulats et
ambassades dans les pays où existent des représentations ou bureaux
des Nations Unies. Ces entités peuvent vous donner de précieux
renseignements sur les contrats et projets à venir, et vous
informer sur vos avantages comparatifs sur le marché. Elles peuvent
dans certains cas être présentes lors du dépouillement des offres
et vous fournir l'information nécessaire.
Si votre soumission n'est pas retenue, prenez la peine de savoir
qui est attributaire du marché et pourquoi. Il est rare de se voir
attribuer un contrat à la première soumission. Ne renoncez pas à
soumissionner, de façon que les organisations internationales se
familiarisent avec vos produits.
L'exécution du contrat
Une fois que vous êtes titulaire d'un marché, vous devez
l'exécuter conformément aux dispositions contractuelles et fournir
les produits demandés (en stricte conformité avec les
spécifications techniques) dans les délais impartis. Les moindres
variations concernant la qualité et les termes de livraison peuvent
remettre en cause l'utilité des produits pour les consommateurs,
avoir de graves incidences sur vos rapports avec l'agence
acheteuse, et considérablement diminuer vos chances d'obtenir de
futurs marchés.
Pour plus d'information sur l'accès au marché des
approvisionnements des agences d'aide et de développement, veuillez
contacter Catherine Taupiac, Conseillère en promotion commerciale
régionale du CCI (taupiac@intracen.org).