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    Accéder au marché des approvisionnements

     

     
     
    © Centre du commerce international, Forum du commerce international - No. 4/2001

    Être attributaire d'un marché émanant d'agences internationales de développement peut sembler difficile et long. Cet article donne des conseils pratiques aux entreprises issues des pays en développement sur la manière de surmonter les obstacles les plus courants à l'entrée sur le marché complexe des approvisionnements de ces agences.

    Les Nations Unies et les agences internationales de développement se sont engagées à identifier de nouvelles sources d'approvisionnement, notamment en provenance des pays en développement, pour autant que leurs produits répondent aux normes de qualité et de prix exigées. Il existe des occasions à saisir pour les entrepreneurs de ces pays compétents, déterminés et prêts à investir afin d'accéder à ce marché.

    On estime qu'il faut compter au moins 1% de la valeur des contrats-marchés pour présenter une offre conforme. La préparation de l'offre doit suivre une stratégie clairement définie et prendre en considération toute information disponible sur les contraintes du marché. Les compagnies soumissionnaires peuvent éviter un certain nombre de pièges en suivant une approche méthodique et en tenant compte des points qui suivent.

    Cibler son marché

    Toutes les agences n'ont pas recours aux biens et services que vous proposez. Avant d'entamer des procédures d'approche, assurez-vous que les produits que vous vendez correspondent aux besoins des agences internationales de développement. Il vaut la peine également de prendre le temps de déterminer les secteurs où il existe peu de concurrence, qui représentent les plus grandes possibilités de réussite.

    Les renseignements sur les produits et services achetés par les différentes agences des Nations Unies se trouvent dans le Guide général des relations d'affaires à l'intention des fournisseurs potentiels de biens et services, publié par le Bureau des services d'achats interorganisations (BSAI); il est disponible en anglais sur le site internet de ce bureau (http://www.iapso puis aller sur «Supplying the UN» et sur «Publications»). Ce guide fournit les renseignements indispensables sur les opérations d'achats et les exigences de chaque agence des Nations Unies, y compris leurs coordonnées.

    Pour obtenir plus d'information sur les caractéristiques des produits achetés, veuillez consulter le site internet de chacune de ces agences. Certaines d'entre elles offrent sur leur site des catalogues électroniques avec la description des produits standard qu'elles achètent. Vous trouverez, par exemple, le catalogue des articles achetés par l'UNICEF à l'adresse http://www.supply.unicef.dk/Catalogue/cataloguehome.htm Vous pouvez également vous rendre dans les bureaux locaux des agences où des catalogues imprimés sont souvent à disposition.

    Vous trouverez aussi des renseignements à jour sur des projets ou des programmes spécifiques de plusieurs organisations en consultant Development Business, publication bimensuelle et site internet (http://www.devbusiness.com). Cette publication est distribuée moyennant un abonnement payant et propose des renseignements sur les possibilités d'affaires offertes dans le cadre des programmes et financés par la Banque mondiale et diverses autres banques régionales, dont la Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD). Des avis d'appels d'offres pour de gros marchés ou des contrats à long terme sont également disponibles gratuitement sur le site internet du BSAI, sous les rubriques «Supplying the UN» et «Procurement Notices».

    Pour obtenir des renseignements sur les projets dans un pays déterminé, vous pouvez consulter le Cadre de coopération de pays du PNUD (http://www.undp.org).

    Positionnez votre entreprise

    Si vous ne l'avez pas déjà fait, préparez un dossier de présentation de votre société et des produits que vous proposez. Ce dossier comprend généralement un récapitulatif de votre expérience commerciale et à l'exportation, des références de clients et une brève description technique des produits que vous offrez.

    Certaines situations d'urgence humanitaire comme les catastrophes naturelles exigent parfois de ne pas avoir recours aux procédures normales d'appel d'offres. Dans ce cas, ce sont souvent les entreprises performantes connues et des acheteurs qui sont invités à soumissionner. De plus, les commandes inférieures à US$ 30 000 ne sont souvent pas soumises à adjudication et les contrats peuvent être octroyés directement par les responsables de l'approvisionnement.

    Pour augmenter vos chances de succès, nous vous recommandons de vous présenter en personne à l'acheteur ou aux experts techniques qui gèrent vos produits au sein de la division des approvisionnements d'une organisation. Vous pouvez aussi prendre contact avec leurs représentants locaux (par exemple les représentations locales du PNUD). Gardez un contact suivi, informez-les de vos nouveaux produits et activités, demandez-leur s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant vos produits, et quels sont les appels d'offres à venir.

    Comprendre les procédures

    Il est important de connaître les procédures d'approvisionnement et les directives et conditions commerciales en usage dans les agences que vous contactez. Le Groupe de travail d'achats interorganisations a élaboré un récapitulatif des principes fondamentaux pour l'approvisionnement des agences au sein du système des Nations Unies.

    Ces principes, ainsi que les Conditions générales pour l'achat de biens et pour le louage de services, sont disponibles dans le Guide général des relations d'affaires à l'intention des fournisseurs potentiels de biens et de services publié par le BSAI. En général, les biens achetés par les agences des Nations Unies sont exempts de taxes directes, impôts ou frais de douanes. Des garanties d'exécution sont parfois requises et le paiement final est souvent effectué 30 jours après réception de la facture.

    Il est rare que les organisations internationales fassent usage des lettres de crédit, paient à l'avance ou acceptent de payer directement les sous-traitants des titulaires des marchés.

    S'inscrire sur la base de données des Nations Unies

    Dans la plupart des cas, les agences internationales l'approvisionnent auprès de fournisseurs agréés et «admissibles». C'est pourquoi il est essentiel de s'inscrire sur les fichiers des différentes organisations et de se tenir informés des critères requis et des implications d'une inscription. La Base de donnés des fournisseurs communs des Nations Unies (BFCNU) constitue une des fenêtres d'accès aux occasions d'affaires dans le cadre des projets et programmes des Nations Unies. Plusieurs agences du système des Nations Unies se servent de la BFCNU pour identifier des fournisseurs de biens ou services et pour sélectionner les fournisseurs candidats aux appels d'offres. Pour s'inscrire dans la BFCNU, il faut:

    • compléter un formulaire d'inscription (disponible en ligne à l'adresse http://www.uncsd.org);

    • accepter les Conditions générales des Nations Unies;

    • fournir la preuve que les produits et/ou services sont conformes aux normes de qualité en vigueur;

    • faire preuve de sa solidité financière, et payer annuellement des droits d'inscription se montant à US$ 100.

    S'inscrire auprès des agences

    L'inscription dans la BFCNU ne signifie pas qu'on soit enregistré comme fournisseur auprès de chaque agence ou programme spécifique des Nations Unies. Les fournisseurs doivent impérativement approcher chaque agence avec laquelle ils songent à entrer en affaires, et comprendre ses critères et spécification techniques. Ainsi, le bureau du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiées (HCR) n'accepte que les sociétés notifiant trois ans d'expérience dans la fourniture des produits et/ou services demandés, d'une expérience à l'exportation, de l'accomplissement des formalités d'inscription et de l'acceptation des conditions propres au HCR. D'autres facteurs peuvent également entrer en considération au moment de l'inscription d'un fournisseur, comme les garanties, le service après vente et le résultat de l'inspection de ses installations.

    Des formulaires d'inscription pour les fournisseurs sont parfois disponibles sur le site internet de l'organisation (par exemple à l'adresse http://www.un.org/Depts/ptd/regform.doc pour la Division de l'approvisionnement des Nations Unies), et peuvent être obtenus en s'adressant au département des approvisionnements concerné.

    Présenter les offres

    Bien que les documents de soumission diffèrent selon les procédures d'appel d'offres, les fournisseurs doivent toujours être attentifs à de nombreux facteurs pour présenter une offre préalable et conforme. Comme il existe de nombreux motifs de rejet de soumission, vous devez être particulièrement attentifs aux points suivants:

    • Répondez toujours à une demande ou à un appel d'offres de la part d'une agence. Si vous n'êtes pas intéressé ou que vous ne pouvez pas soumissionner à ce moment-là, donnez-en tout de suite l'explication.

    • Lisez très attentivement le dossier d'appel d'offres.

    • Tenez compte du temps, du coût ainsi que de la procédure relative à la préparation et à la présentation d'une offre.

    • Suivez scrupuleusement les prescriptions du dossier d'appel d'offres et les dispositions réglementaires.

    • Présentez des propositions de prix claires et complètes.

    • Envoyez votre offre avant la date limite de dépôt, au bon endroit et dûment adressée.

    • Si nécessaire, fournissez des échantillons de marchandises.

    • Incluez les pièces justificatives.

    • Apportez la preuve de votre capacité à fournir les biens ou services requis.

    Si vous avez des doutes, n'hésitez pas à demander par écrit des éclaircissements.

    Utilisez votre réseau national de promotion commerciale

    Il peut être utile d'obtenir des conseils pour les présentations d'offres auprès des organismes de promotion du commerce, des institutions nationales et des représentants commerciaux, de la mission de votre pays auprès des Nations Unies, de vos consulats et ambassades dans les pays où existent des représentations ou bureaux des Nations Unies. Ces entités peuvent vous donner de précieux renseignements sur les contrats et projets à venir, et vous informer sur vos avantages comparatifs sur le marché. Elles peuvent dans certains cas être présentes lors du dépouillement des offres et vous fournir l'information nécessaire.

    Si votre soumission n'est pas retenue, prenez la peine de savoir qui est attributaire du marché et pourquoi. Il est rare de se voir attribuer un contrat à la première soumission. Ne renoncez pas à soumissionner, de façon que les organisations internationales se familiarisent avec vos produits.

    L'exécution du contrat

    Une fois que vous êtes titulaire d'un marché, vous devez l'exécuter conformément aux dispositions contractuelles et fournir les produits demandés (en stricte conformité avec les spécifications techniques) dans les délais impartis. Les moindres variations concernant la qualité et les termes de livraison peuvent remettre en cause l'utilité des produits pour les consommateurs, avoir de graves incidences sur vos rapports avec l'agence acheteuse, et considérablement diminuer vos chances d'obtenir de futurs marchés.

    Pour plus d'information sur l'accès au marché des approvisionnements des agences d'aide et de développement, veuillez contacter Catherine Taupiac, Conseillère en promotion commerciale régionale du CCI (taupiac@intracen.org).